Náhradní plnění: co to je a koho se týká

Náhradní plnění je pojem, na který narazí každý zaměstnavatel ve chvíli, kdy jeho firma překročí zákonem stanovenou velikost. Od té chvíle pro něj platí takzvaný povinný podíl, tedy povinnost podílet se na zaměstnávání osob se zdravotním postižením. Splnit ji lze víc než jedním způsobem a náhradní plnění je jednou z cest. Tento text vysvětluje princip celé úpravy, popisuje tři možné cesty a upozorňuje na to, co je nutné ověřit v aktuálním znění předpisů.

Rychlý přehled

Koho se týká	zaměstnavatele nad zákonem stanoveným počtem zaměstnanců
Co povinnost znamená	podílet se na zaměstnávání osob se zdravotním postižením
Tři cesty splnění	vlastní zaměstnanci, odběr od dodavatelů, odvod státu
Lze cesty kombinovat	ano, povinnost se plní i jejich součtem
Časté chyby	nezaevidovaná dodávka a chybějící doklady od dodavatele
Na co pozor	limity a podmínky se mění, ověřujte aktuální znění předpisů

Ve zkratce

• Povinný podíl vzniká zaměstnavateli po překročení stanoveného počtu zaměstnanců.
• Cesty ke splnění jsou tři a lze je vzájemně kombinovat.
• Náhradní plnění znamená odběr výrobků nebo služeb od uznaného dodavatele.
• Dodávka musí být zaevidovaná, jinak ji nelze do plnění započítat.
• Konkrétní limity a částky se v čase mění a je nutné je ověřovat.

Co náhradní plnění znamená

Zákon o zaměstnanosti ukládá větším zaměstnavatelům povinnost podílet se na začleňování osob se zdravotním postižením do pracovního života. Nejde o povinnost vytvořit konkrétní pracovní místo za každou cenu, ale o povinný podíl, který se dá naplnit několika způsoby.

Náhradní plnění je označení pro jednu z těchto cest: místo vlastního zaměstnance odeberete výrobky nebo služby od zaměstnavatele, který osoby se zdravotním postižením zaměstnává. Peníze tak putují přímo k subjektu, který tato pracovní místa skutečně vytváří a udržuje.

Proč úprava vůbec existuje

Cílem je udržet zaměstnanost skupiny, která má na běžném trhu práce ztíženou pozici. Ne každý provoz může upravit pracoviště tak, aby v něm mohl pracovat člověk s konkrétním postižením, ale každý zaměstnavatel může svým rozhodováním o nákupech podpořit ty, kdo to zvládají.

Úprava proto nabízí volbu místo jediného řešení. Zaměstnavatel se rozhoduje podle toho, co jeho provoz umožňuje, a povinnost zůstává splnitelná i pro firmu, jejíž pracoviště se pro daný typ postižení upravit nedá. Tím se z povinného podílu stává nástroj podpory, ne jen administrativní zátěž.

Koho se povinný podíl týká

Povinnost se vztahuje na zaměstnavatele, jehož počet zaměstnanců překročí hranici stanovenou zákonem. Konkrétní hodnota i způsob, jakým se počet zaměstnanců zjišťuje, jsou uvedené v předpisu a mohou se v čase měnit, proto je vždy ověřte v aktuálním znění.

Rozhodující není stav k jednomu dni, ale průměrný přepočtený počet zaměstnanců za sledované období. Do výpočtu vstupují odpracované hodiny, takže na výsledek má vliv i to, kolik lidí pracuje na zkrácený úvazek. Firma, která se pohybuje kolem hranice, by si měla stav sledovat průběžně.

Jak se stav sleduje během roku

Povinnost se vyhodnocuje za celý kalendářní rok, ne měsíc po měsíci. To dává prostor si plnění naplánovat, ale zároveň to znamená, že opomenutí zjistíte často až po skončení období, kdy se s ním už nedá nic udělat. Průběžná evidence je proto praktičtější než jednorázová kontrola na konci.

První cesta: zaměstnání osob se zdravotním postižením

Nejpřímější způsob je zaměstnat osoby se zdravotním postižením přímo. Zaměstnavatel musí mít doloženo, že zaměstnanec do této skupiny patří, a to podle dokladu, který předpis pro daný stupeň uznává. Bez tohoto dokladu se zaměstnanec do plnění nezapočítá.

Tato cesta bývá výhodná i mimo splnění povinnosti, protože firmě zůstává pracovní síla a zkušenost s úpravou provozu. Na podporu vytvoření a udržení pracovních míst navíc existují nástroje aktivní politiky zaměstnanosti, jejichž aktuální podobu má v gesci Úřad práce.

Úprava pracoviště

Rozsah potřebných úprav se odvíjí od konkrétního postižení a od druhu práce. Někdy jde o bezbariérový přístup a upravené sociální zázemí, jindy jen o jiné rozvržení pracovní doby nebo o pomůcku usnadňující konkrétní úkon. Vyplatí se probrat možnosti s odborníkem dřív, než firma cestu zavrhne jako neproveditelnou.

Řada zaměstnavatelů si totiž představí nejnáročnější variantu a podle ní se rozhodne. Přitom velká část pozic v administrativě, obchodu i výrobě nevyžaduje žádný zásah do budovy. Rozhodnutí by mělo vycházet z konkrétní pozice a konkrétního uchazeče, ne z obecné představy o tom, co je nutné.

Druhá cesta: odebírání výrobků a služeb

Náhradní plnění v užším smyslu znamená odběr výrobků nebo služeb od zaměstnavatele, který splňuje podmínky stanovené zákonem pro dodavatele v tomto režimu. Jde zpravidla o subjekty zaměstnávající vysoký podíl osob se zdravotním postižením, případně o osoby se zdravotním postižením samostatně výdělečně činné.

Charakter dodávky přitom není omezený na jeden obor. Může jít o kancelářské potřeby, čisticí prostředky, tiskové služby, úklid, zpracování dat nebo jinou činnost, kterou dodavatel skutečně poskytuje. Podstatné je, že odběr je reálný a doložený běžnými účetními doklady.

Evidence dodávek

Dodávka započitatelná do náhradního plnění musí být zaevidovaná způsobem, který předpis vyžaduje, a to na straně dodavatele. Odběratel by si měl ověřit, že se tak stalo, protože nezaevidovaná dodávka mu plnění nezajistí, i když ji řádně zaplatil.

Vyžádejte si od dodavatele potvrzení, že je oprávněn v tomto režimu dodávat, a doklad o zaevidování konkrétní dodávky. Tyto podklady si uchovejte spolu s fakturami, protože při kontrole je budete dokládat vy, nikoli dodavatel.

Třetí cesta: odvod do státního rozpočtu

Poslední možností je odvést za nesplněnou část povinnosti stanovenou částku do státního rozpočtu. Výše odvodu se odvozuje od průměrné mzdy a od rozsahu nenaplněné části podílu, konkrétní způsob výpočtu i termín odvodu určuje předpis.

Tato cesta je administrativně nejjednodušší, ale firmě za peníze nic nevrací. U prvních dvou cest zůstává buď zaměstnanec, nebo dodané zboží a služby, které by firma stejně nakupovala. Proto se odvod obvykle používá až na zbytek, který se jinými cestami naplnit nepodařilo.

Kombinace cest a doložení

Povinnost lze naplnit i součtem všech tří způsobů. Firma může část podílu pokrýt vlastními zaměstnanci, část odběrem od uznaného dodavatele a zbytek dorovnat odvodem. V praxi je to nejčastější řešení, protože málokterá firma naplní podíl jedinou cestou přesně.

Splnění povinnosti se ohlašuje způsobem a v termínu, který předpis stanoví, a doklady je nutné mít připravené k případné kontrole. Protože se podmínky, limity i formuláře v čase mění, ověřujte je vždy v aktuálním znění zákona a prováděcích předpisů, případně u odborníka na personální a mzdovou agendu.

Pět zásad pro plnění povinného podílu

1. Sledujte stav průběžně. Povinnost se vyhodnocuje za celý rok, ale zjistit ji potřebujete dřív, než rok skončí.
2. Ověřte si dodavatele předem. Vyžádejte potvrzení, že je oprávněn dodávat v režimu náhradního plnění.
3. Hlídejte evidenci dodávek. Bez řádného zaevidování se odběr do plnění nezapočítá.
4. Archivujte doklady. Při kontrole je dokládá odběratel, nikoli dodavatel.
5. Pracujte s aktuálním zněním předpisů. Limity, částky i formuláře se mění, loňský postup nemusí platit.

Časté otázky

Od jaké velikosti firmy povinný podíl platí?

Hranici stanoví zákon o zaměstnanosti a odvíjí se od průměrného přepočteného počtu zaměstnanců. Konkrétní hodnotu i způsob výpočtu ověřte v aktuálním znění předpisu.

Musím zdravotně postiženého zaměstnat, když to provoz neumožňuje?

Nemusíte. Zákon nabízí i další cesty, tedy odběr výrobků a služeb od uznaného dodavatele a odvod do státního rozpočtu, a tyto cesty lze kombinovat.

Jaké zboží nebo služby se do náhradního plnění počítají?

Není to omezené oborem. Rozhoduje, že dodavatel splňuje zákonné podmínky pro tento režim a že jde o skutečnou dodávku doloženou běžnými účetními doklady.

Co když dodavatel dodávku nezaeviduje?

Pak se odběr do náhradního plnění nezapočítá, i když jste jej zaplatili. Ověřujte si proto zaevidování průběžně a nespoléhejte se pouze na fakturu.

Můžu jednotlivé cesty kombinovat?

Ano. Část podílu lze pokrýt vlastními zaměstnanci, část odběrem od dodavatele a zbytek dorovnat odvodem. V praxi jde o nejběžnější řešení.

Jak se dokládá, že je zaměstnanec osobou se zdravotním postižením?

Dokladem, který pro daný stupeň uznává příslušný předpis. Bez něj se zaměstnanec do plnění povinného podílu započítat nedá.

Kde se dozvím aktuální limity a částky?

V platném znění zákona o zaměstnanosti a jeho prováděcích předpisů. Informace poskytuje také Úřad práce a specialista na personální a mzdovou agendu.

Je odvod do rozpočtu horší volba než náhradní plnění?

Není horší z pohledu splnění povinnosti, obě cesty ji naplňují. U odběru ale firmě zůstane zboží nebo služba, kterou by nakupovala tak jako tak.

Hledáte další návody na stejné téma? Projděte si přehled Práce a osobní finance.